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Da sich das Bundesdatenschutzgesetz nur an den Anwender von Software wendet, kann das Institut der deutschen Wirtschaft als Hersteller der Software REHADAT-Elan keine globale datenschutzrechtliche Freigabe bewirken. Dies muss jeweils vom Anwender für seine spezielle Anwendungssituation erfolgen.

Allgemeine datenschutzrechtliche Regelungen:

1. Bundesdatenschutzgesetz
   Das Bundesdatenschutzgesetz gilt für alle Bundesbehörden sowie für alle nichtöffentlichen Stellen (= private Arbeitgeber).
   Die Kontrolle der Einhaltung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes durch nichtöffentliche Stellen ist den Ländern übertragen. Diese haben hierfür entweder gesonderte Landesdatenschutzbeauftragte eingerichtet (z.B. Nordrhein-Westfalen), lassen die Kontrolle durch die Behörden der Innenministerien (Bezirksregierungen bzw. Regierungspräsidenten) ausüben, oder haben eigene Aufsichtsbehörden eingerichtet (z.B. das Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein).
   Der Bundesbeauftragte für Datenschutz ist damit nur für Bundesbehörden zuständig.
2. Landesdatenschutzgesetz
   Die Landesdatenschutzgesetze gelten für die Landesbehörden. Nur wenn ein landeseigenes Datenschutzgesetz nicht existiert, kommt das Bundesdatenschutzgesetz auch für die Behörden dieses Landes zu Anwendung. Soweit ersichtlich, haben aber alle Länder ein eigenes Datenschutzgesetz erlassen.

Kontrollmechanismen:
Bundesdatenschutzgesetz und die Landesdatenschutzgesetze stehen gleichwertig nebeneinander. Welches Gesetz Anwendung findet, richtet sich danach, ob Landesbehörden, Bundesbehörden oder sogenannte nichtöffentliche Stellen vorliegen.

Die einzelnen Gesetze sehen unterschiedliche Kontrollmechanismen vor. So muss unterschieden werden zwischen Meldepflicht, Freigabe und Vorabkontrolle.

1. Wenn eine Meldepflicht besteht (die nur wenige Landesgesetze generell vorsehen und ansonsten nur dann bestehen kann, wenn kein innerbetrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt wurde), muss das Vorhaben des Einsatzes eines automatisierten Datenverarbeitungsprogramms der Aufsichtsbehörde (s. o.) gemeldet werden.
2. Nach einigen Landesgesetzen dürfen solche Programme erst nach Freigabe durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten eingesetzt werden.
3. Bei der sog. Vorabkontrolle , die das Bundesdatenschutzgesetz und die meisten Landesdatenschutzgesetze vorsehen, muss der beabsichtigte Einsatz eines Programms, das "sensible Daten" verarbeitet (was bei REHADAT-Elan sicherlich der Fall ist), dem innerbetrieblichen Datenschutzbeauftragen gemeldet werden, dem allerdings kein Genehmigungsrecht zusteht. Vielmehr hat der Datenschutzbeauftragte nach Durchführung der Prüfung lediglich eine schriftliche Stellungnahme abzugeben, die den Betrieb nicht bindet.
   In manchen Landesdatenschutzgesetzen ist die Vorabkontrolle etwas anders ausgestaltet. Hier wird diese von der das Programm einsetzenden Stelle selbst durchgeführt. Das Ergebnis der Prüfung wird dann dem behördliche Datenschutzbeauftragen gemeldet.
   In Zweifelsfällen hat sich der Datenschutzbeauftragte dann an die Aufsichtsbehörde zu wenden.

Verfahrensbeschreibung:
Im Folgenden ist ein Beispiel einer für die Freigabe erforderlichen Verfahrensbeschreibung aufgeführt. Die allgemeingültigen Angaben, die die Software REHADAT-Elan betreffen, wurden hier bereits eingetragen.

Druckversion 

Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG

1. Allgemeine Angaben

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung

3. Art der gespeicherten Daten

4. Kreis der Betroffenen

5. Art der regelmäßig zu übermittelnden Daten und deren Empfänger

6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung

7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen

8. Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragsnehmer

9. Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen in Drittländer

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